ERP-Software (Enterprise-Resource-Planning) ist ein wahrer Alleskönner. Aber nicht für jedes Unternehmen ist es eine wirkliche Bereicherung. CRM-Systeme (Customer-Relationship-Management) decken meistens die eigentlichen Bedürfnisse von Unternehmer:innen ab. ERP und CRM Systeme – Wo liegt der Unterschied? Und welches ist das richtige System für Sie? Wir helfen Ihnen herauszufinden, ob Sie ein ERP, CRM oder gar beide Systeme benötigen, und was diese voneinander unterscheidet.

Was sind ERP – und was sind CRM Systeme? Was haben sie gemeinsam und worin unterscheiden sie sich?

Wir haben nicht nur viel Geld, sondern auch viel Zeit investiert, ERP (Enterprise Resource Management) Software in unser Unternehmen zu integrieren. Ein Schmerz, den nicht jede:r erleben muss. Eine Herausforderung, die nicht für jede:n wirklich sinnvoll ist.

Aus der Konzernwelt kommend und mit großen Ambitionen im Gepäck, beschloss ich damals, gleich zu Beginn ein ERP-System zu implementieren. Mein Gedanke war, von Anfang an alle Weichen für eine rentable Zukunft meines Unternehmens zu legen. Äußert versiert mit ERP-Systemen und deren Umgang, durch meine langjährige Konzernarbeit, war der Wunsch auf ähnlich-strukturierte Weise weiterzuarbeiten groß. Sehr schnell haben mein Team und ich festgestellt, dass wir mit Kanonen auf Spatzen schießen. Große, mächtige Kanonen auf kleine, flinke Spatzen.

Nach 2 Jahren ernsthafter und intensiver Bemühungen, das ERP-System regelmäßig im Arbeitsalltag zu verwenden und die einzigartigen Vorteile zu nutzen, mussten wir einsehen, dass es ad absurdum führt. Wenn eine simple Rechnungskorrektur, wie eine Adressänderung, 1h beansprucht, so ist man weit entfernt von Effizienz. Nach langer, ausführlicher Recherche haben wir uns dann entschlossen, auf das Open Source CRM-System Vtiger umzusteigen. Mehr zu der damaligen Entscheidungsfindung und welche anderen CRM-Systeme am Markt sind, finden Sie hier.

Vielleicht kennen Sie bereits unseren Slogan „Kompliziert gibt es schon“, dieser beschreibt am Punkt was wir damals empfanden. Wir fragten uns: „Warum kompliziert, wenn‘s auch einfach geht?“. Das neue System war einfach und intuitiv zu bedienen, unkomplizierte und nachvollziehbare Prozessschritte fanden Einzug in unseren Arbeitsalltag. Wir waren begeistert. Warum erzähle ich Ihnen das? Um Ihnen die enorme Komplexität, die wir am eigenen Leib erfahren haben, näher zu bringen

Manchmal ist der einfachere Weg einfach der einfachere Weg.

Ich wollte gleich zu Beginn meine persönlichen Erfahrungen mit Ihnen teilen, damit Sie wissen, dass wir wissen, wovon wir sprechen. ERP kann ein wunderbares Instrument für viele Unternehmen sein und bietet einzigartige Vorteile. Unterschätzen Sie bitte keineswegs die enorme Komplexität, die ein ERP mit sich bringt. Und bedenken Sie auch immer, Ihr Team muss mit dem Programm dann auch arbeiten können und vor allem wollen. In vielen Aspekten unterscheiden sich CRM- und ERP- Systeme aber nicht wesentlich voneinander, daher lohnt es sich, genau hinzusehen, wo die tatsächlichen Unterschiede liegen. Damit Sie dann die richtige Wahl für Ihr Unternehmen treffen können und nicht unnötig viel Zeit, Geld und Ressourcen in ein System stecken, das Sie und Ihre Mitarbeiter:innen am Ende nicht verwenden möchten.
Fangen wir zuerst bei den Grundlagen an:

WAS IST CRM?

CRM-Systeme (Customer-Relationship-Management) sind Unternehmens-Management-Systeme und Tools, also Computerprogramme und Verwaltungssoftwares, die Sie in Ihrer strategischen und kundenzentrieren Unternehmensausrichtung unterstützen. Sie sollen Ihnen dabei helfen, Unternehmensprozesse, Geschäftsabläufe und Ihre Produktivität zu verbessern, immer mit Blick auf Ihre Kund:innen und deren Bedürfnisse. Dadurch soll die Kundenbindung verbessert und Ihr Umsatz gesteigert werden. Kund:innen und ihre (Umsatz-)Potenziale stehen im Mittelpunkt. Zu den bekanntesten Open Source CRM-Systemen zählen Vtiger CRM, Suite CRM und Espo CRM. Welche zahlreichen Vorteile, Funktionen und Features CRM-Tools noch mit sich bringen, haben wir hier für Sie detailliert zusammengefasst.

WAS IST ERP?

Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP-Software) unterstützt Unternehmen bei der Planung und  Organisation der vorhandenen Ressourcen durch die Verarbeitung und Speicherung der Daten in einer zentralen Datenbank. Im Mittelpunkt steht die Effizienzsteigerung der gesamten Wertschöpfungskette. Mit Hilfe von ERP-Systemen können Sie Ihre unterschiedlichen Unternehmensbereiche sinnvoll vernetzen und effektiv zusammenführen. Besonders in den Bereichen Buchhaltung, Finanz- und Rechnungswesen, Produktion, Lager- und Materialwirtschaft, Fuhrpark sowie Logistik und Supply Chains kommen die Stärken eines ERP-Systems zum Tragen. Für die gängigsten Disziplinen gibt es einzelne Module, die bestimmte Geschäftsprozesse unterstützen und so den jeweiligen Abteilungen die für sie benötigten Funktionen bieten.

Datenverarbeitung und -Verwaltung in Echtzeit und Verwaltung der Kerngeschäftsprozesse in einem integrierten System. ERP sorgt für einen reibungslosen und schnellen Daten- sowie Informationsaustausch zwischen den verschiedenen Departments, Systemen und auch externen Dritten wie Kund:innen oder Lieferant:innen. Dabei stehen stets die Unternehmensabläufe und -prozesse im Mittelpunkt. Meistens geht mit der Implementation von ERP-Systemen der Wunsch nach ganzheitlicher Prozesslogik und/oder Kostenreduktion einher. Einzelne branchenspezifische Lösungen können als einzelne Komponenten oder in der Suite als Bestandteile genutzt werden. ERP-Systeme können Cloud-basiert, On-Premise oder als Hybrid-Lösungen eingeführt werden. Zu den bekanntesten ERP-Systemen zählen SAP Business, Microsoft Dynamics 365 und Odoo ERP.

WOFÜR BRAUCHT MAN ERP?

Ein ERP-System agiert in Echtzeit. Das bedeutet, dass der Daten- und Informationsaustausch zwischen den verschiedenen Gewerken einen direkten und unmittelbaren Vorteil für viele Geschäftsbereiche mit sich bringt. So kann beispielsweise der Vertriebs-/Außendienst, unterwegs oder bei Kund:innen, immer auf die aktuellen Preise und Produktverfügbarkeiten zugreifen. Geschäftsprozesse können mit Hilfe von Analyst:innen und den historischen Daten analysiert und tagesaktuell optimiert werden. Durch die ständige Vernetzung der Mitarbeiter:innen können redundante Arbeitsschritte und Aufgaben vermieden werden und dadurch wertvolle Zeit gewonnen werden. Alle Mitarbeitenden haben durch ERP zu jeder Zeit die Möglichkeit, eine aktuelle Sicht auf die  Wertschöpfungsprozesse und -schritte zu werfen.

VORTEILE VON ERP

HÖHERE PRODUKTIVITÄT DURCH OPTIMIERUNG & AUTOMATISIERUNG

Die modernen ERP-Systeme sind längst mit KI (Künstlicher Intelligenz) und Automatisierungen ausgestattet, welche die Produktivität Ihrer Mitarbeiter:innen und damit Ihres gesamten Unternehmens deutlich verbessern.

TRANSPARENZ AUF ALLEN EBENEN

Durch die zentrale Datenbank ermöglicht ERP allen Abteilungen einen schnellen und präzisen Informationsaustausch. Dieser verbessert die Zusammenarbeit maßgeblich und ermöglicht eine effizienteren Abwicklung der täglichen Geschäftsprozesse.

ABTEILUNGSÜBERGREIFENDES REPORTING

Mit einer ERP-Suite haben Sie ein abteilungsweites, einheitliches Reporting. Da im ERP alle Informationen und Daten zusammenlaufen, können Sie so jeden Unternehmensprozess in der gesamten Wertschöpfungskette einzeln oder diverse Beziehungen präzise analysieren.

SAUBERE DATENINTEGRATION

Aufgebaut sind ERP-Systeme auf einer Vielzahl an Hardware und Netzwerkkonfigurationen. Diese Struktur ermöglicht es alle möglichen Systeme und Schnittstellen zu integrieren. Auch jene von Dritten wie Kund:innen oder Lieferant:innen.

MEHR ZEIT DANK SCHLANKER PROZESSE

Dank der Effizienzsteigerung durch ein ERP-System minimiert sich der Zeit- und Arbeitsaufwand der Mitarbeitenden. Durch den Wegfall von redundanten oder doppelten Arbeitsschritten können sich die Mitarbeitenden auf andere Arbeiten konzentrieren. IT- und Schulungskosten können langfristig ebenfalls gesenkt werden, wenn die Mitarbeiter:innen erfolgreich eingeschult wurden, da sie nun nur mehr ein einziges System bedienen müssen. Achtung: Die Einschulung ist aber äußerst zeit- und dadurch kostenintensiv.

NACHTEILE VON ERP

GROßER VORTEIL, ABER NUR WENN ER GENUTZT WIRD

Der große Vorteil von ERP ist die integrierte Buchhaltung. Das Zusammenspiel der Abteilungen von der Fertigung bis zur Rechnungslegung bringt viele Vorteile. Jedoch auch ein nicht zu unterschätzendes Risiko. Denn wenn Sie nicht über eine:n äußerst engagierte:n Buchhalter:in verfügen, wird Ihnen dieser Vorteil schnell zum Verhängnis, da sich die integrierte Buchhaltung aufgrund der Komplexität nicht mal eben nebenbei erlernen lässt. Kleinste Änderungen an bereits erstellten Rechnungen bringen einen zeitintensiven Rattenschwanz mit sich, denn von der Gutschrift bis zurück zur Lagerbewegung muss alles buchhalterisch korrigiert werden.

INTUITIV IST ANDERS

Die Komplexität des Systems erfordert zahlreiche Schulungen Ihrer Mitarbeiter:innen. Jede spezielle Anwendung muss erstmal gelernt werden. Allgemein muss sich Ihr Team intensiv mit dem System und der Bedienung vertraut machen, und nur bei regelmäßiger, täglicher Verwendung kann ein reibungsloser Ablauf garantiert werden. Wie bereits erwähnt sind die Teamschulungen zeitaufwendig und dadurch teuer.

FEHLINVESTION, DIE RICHTIG TEUER KOMMT

Nicht für alle Unternehmen ist ein ERP-System tatsächlich sinnvoll. Ein ERP-System zu integrieren und im Nachhinein zu erkennen, dass es keine sinnvolle Investition war, ist eine schmerzhaft teure Lernkurve. Oft empfiehlt es sich, erstmals mit einem CRM-System zu starten, die Module, die Sie zusätzlich brauchen, in Ihr CRM-System aufzunehmen und zu einem späteren Zeitpunkt, wenn sich der Bedarf deutlich herauskristallisiert, auf ein ERP-System upzugraden.

WO LIEGEN DIE UNTERSCHIEDE ZWISCHEN ERP UND CRM SYSTEMEN?

Beide Programme steigern durch sinnvolle, smarte Datenverarbeitung die Effizienz Ihrer Abläufe und sorgen für Agilität, damit Sie mit Ihrem Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben. Mittels intelligenter Datenverarbeitung, Automatisierungen und KI unterstützen die Systeme Sie und Ihr Team bei wichtigen Geschäftsentscheidungen. CRM in Bezug auf die Abläufe rund um Ihre Kund:innen und ERP rund um Ihre Geschäftsabläufe.

ERP und CRM können sich niemals ersetzen. Während CRM auf das Kundenmanagement und die Pflege sowie den Ausbau der Kundenbeziehungen fokussiert, konzentriert sich ERP auf die Planung und Verwaltung von Unternehmensressourcen. Die im CRM gesammelten Kundendaten sind weit detaillierter als jene im ERP und bieten ein breites Spektrum an Features, Analysetools und Verkaufsprognosen, um Umsatzpotenziale zu identifizieren und zu nutzen.

Kennzahlen zu Lagerbeständen, Finanzprozesse und Co werden dort allerdings nicht erfasst. ERP ist auf eben diese spezialisiert und bietet einen unschlagbaren Einblick in die bestehenden Geschäftsprozesse und ermöglicht Entwicklungspotenziale zu erkennen.

WANN REICHT EIN CRM UND AB WANN ZAHLT SICH EIN ERP AUS?

Brauchen Sie eine detaillierte Produktionsplanung? Kaufen Sie viel Material ein? Haben Sie so viele Personalagenden und buchhalterischen Bedarf, dass Sie dies mit internen Mitarbeiter:innen statt externen Steuerberater:innen bewältigen? Dann benötigen Sie eine entsprechende Software, die Sie und Ihr Team bei Ihren Bilanzen und Geschäftsprozessen unterstützt!

Wenn Ihr Fokus allerdings auf Marketing und Sales liegt, oder sich Ihr Unternehmen erst im Aufbau befindet, versuchen Sie nicht, zwei Fliegen mit einer Klappe zu schlagen. Nur weil Sie davon überzeugt sind (Ihre Überzeugung und Vision in allen Ehren), Ihr Unternehmen würde in 5 Jahren eine solche Struktur benötigen. Hier ist ein CRM-System die richtige Lösung für Sie. Die Einführung ins Unternehmen ist einfacher, die Verwendung intuitiver und die Implementation günstiger. Und einem zukünftigen Umstieg zu ERP steht auch nichts im Wege.

Beide Systeme haben also ihre eigenen Stärken und Vorteile.

Wenn Sie bereits ein CRM-System besitzen und mit ERP liebäugeln, so kann Ihr bestehendes CRM mittels API (Application Programming Interface) in das zukünftige ERP System integriert werden, um somit ein noch umfassenderes Bild zu erhalten.

Sowohl bei der Implementation von CRM oder ERP als auch bei der Integration von CRM in ein ERP-System, ist es empfehlenswert, sich vorab mit Expert:innen zu beraten. Im Vorfeld sollten Sie sich bereits ein konkretes Bild machen, welche Funktionen und in welchem Umfang Ihr Unternehmen diese tatsächlich benötigt. Wie eingangs schon beschrieben, ist selbst für „im-Umgang-mit-den-Systemen-geschulte-Personen“ ein solches Unterfangen durchaus herausfordernd.

Gerne beraten wir Sie bei Ihrem Vorhaben. Wenn Sie Fragen haben oder noch mehr über unsere persönliche Leidensgeschichte erfahren möchten – wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme. Nicht jeden Fehler muss man selbst machen ;)