IT-Management-Outsourcing – Darauf sollten Sie achten!

Outsourcing von IT-Management – Chancen und Herausforderungen im Fokus

In unserem vorangegangenem Artikel Was ist IT-Outsourcing und welche Vorteile bringt es? haben wir Ihnen einen ersten tieferen Einblick in das Thema IT-Outsourcing gegeben und die verschiedenen Bereiche und Kategorien nähergebracht. In diesem Artikel gehen wir nun konkret auf das Outsourcen des IT-Managements ein und erklären, worauf Sie dabei achten sollten.

RECAP: IT-OUTSOURCING ≠ IT-MANAGEMENT ≠ IT-MANAGEMENT-OUTSOURCING

Nochmals kurz zusammengefasst, was IT-Outsourcing und IT-Management ist und worin die Unterschiede liegen:

IT-Outsourcing

IT-Outsourcing bezieht sich konkret auf die Auslagerung von IT-Dienstleistungen an externe Anbieter, um die eigenen Gesmtkosten zu senken und die Expertise spezialisierter IT-Fachkräfte zu nutzen.

Man unterscheidet verschiedene Kategorien des IT-Outsourcings: Infrastructure-, Application- und Business Process-Outsourcing.

Beim Infrastructure-Outsourcing werden Cloud-Services und andere Dienste ausgelagert, beim Application-Outsourcing einzelne Anwendungen wie ERP- oder CRM-Systeme und beim Business Process Outsourcing ganze Unternehmensprozesse.

Im vorangehenden Artikel zum Thema IT-Outsourcing und seinen Vorteilen habe ich Ihnen erklärt, wie Unternehmen durch IT-Outsourcing ihre IT-Infrastruktur, Anwendungen und Supportdienste an spezialisierte Dienstleistern übertragen können.

Dabei können verschiedene Bereiche wie Netzwerkmanagement, Serverwartung, Softwareentwicklung oder Helpdesk-Support ausgelagert werden. Das Hauptziel des IT-Outsourcings besteht darin, IT-Kosten zu senken (durch Zeit- sowie Personalressourcenersparnisse), spezifisches, externes Knowhow zu nutzen und die Effizienz zu verbessern, indem man auf die Ressourcen und das Fachwissen externer Experten zurückgreift.

IT-Outsourcing ist also als Bestandteil des IT-Managements zu betrachten, wobei es erstmal irrelevant ist, ob das Management intern oder extern betreut wird. Das Hauptziel des IT-Managements ist es, die Effizienz und Effektivität der Arbeitsabläufe des Unternehmens zu verbessern. Immer mit Blick auf das große Ganze, um dabei Kosten zu sparen und vorhandene sowie geplante Ressourcen optimal zu nutzen.

IT-Management

Im Gegensatz zum IT-Outsourcing bezieht sich IT-Management auf die interne Verwaltung und Steuerung der IT-Ressourcen eines Unternehmens. IT-Management ist zwar eng mit dem IT-Outsourcing verbunden, aber das IT-Management beschäftigt sich zusätzlich mit der Planung, Implementierung, Überwachung und Kontrolle von internen sowie externen IT-Systemen und -Prozessen, wie z.B. dem Betrieb der IT-Infrastruktur, der Entwicklung und Integration von Anwendungen, der (Daten-)Sicherheit, der Datenverwaltung und dem Customer-Support.

Das Ziel von IT-Management 

Das Hauptziel des IT-Managements ist es, die Effizienz und Effektivität der Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse des Unternehmens zu verbessern, indem es die IT-Systeme und -Dienstleistungen des Unternehmens so effektiv und effizient wie möglich einsetzt und plant, damit sich das Unternehmen vollkommen auf seine Kernkompetenzen konzentrieren kann.

Der wesentliche Unterschied zwischen IT-Outsourcing und IT-Management ist, dass sie unterschiedliche Ansätze zur Erfüllung der IT-Anforderungen eines Unternehmens verfolgen. Dabei spielt das IT-Management eine übergeordnete Rolle.

• Das IT-Outsourcing beschäftigt sich z.B. mit der Frage „Bei welchem Anbieter hosten wir unsere 5 Server?“
• Das IT-Management stellt die Frage „Brauchen wir diese 5 Server überhaupt?“

Das IT-Management verfolgt immer einen strategischeren als operativeren Ansatz im Vergleich zum Outsourcing.

Das IT-Management kann aber ebenfalls zum Teil oder zur Gänze ausgelagert werden.

Und genau das, schauen wir uns jetzt genauer an.

IT-Management-Outsourcing

Die Herausforderung

Ganzheitliches IT-Management ist komplex, zeitintensiv und benötigt spezialisiertes Fachwissen. Fachkräftemangel und eng geschnürte Personalbudgets führen bei vielen Unternehmen zu Kompromiss-Lösungen.

Das IT-Management wird dann vom bestehenden IT-Team „eben so mal mitgemacht“. Die Folge sind überlastete oder überforderte  Mitarbeiter:innen und fehlende Kosteneffizienz.

Weiters fehlt es in Unternehmen oft an der benötigten Expertise ein strategisches IT-Management zu übernehmen. Professionelles IT-Management benötigt neben fachlicher Kompetenz auch Unternehmensberatungs-Skills mit Fokus auf Budgetallokation, Kosteneffizienz und langfristige Optimierungsstrategien. Die vorhandenen Mitarbeiter in IT-Abteilungen sind meistens IT-Techniker, die zwar IT-Kompetenzen innehaben, aber eben auf der technischen Seite und nicht der strategischen.

Durch die Auslagerung des IT-Managements können sich KMUs verstärkt auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren. Anstatt Zeit und Ressourcen für die interne Verwaltung der IT zu binden, können sie sich auf die Entwicklung neuer Produkte, die Kundengewinnung und das Unternehmenswachstum konzentrieren. Auf die wesentlichen Dinge, um die es eigentlich gehen sollte. Schauen wir uns gemeinsam die Vor- und Nachteile sowie Chancen und Herausforderungen von IT-Management-Outsourcing an:

Vorteile und Chancen 

Kostenersparnis:

Durch IT-Management-Outsourcing können Sie erhebliche Kosten einsparen.

• Sie sparen bei der Hardware, da Sie auf die bestehende Infrastruktur des spezialisierten Dienstleisters zugreifen, anstatt für Ihr Unternehmen teure Server und Netzwerkgeräte anzuschaffen.
• Sie sparen bei den Wartungs- und Personalkosten, da Sie kein eigenes IT-Team im Unternehmen beschäftigen müssen, dass sich der Verwaltung der IT widmet.
• Dies spart wiederum die Kosten der Arbeitsplätze, die Sie nicht zur Verfügung stellen müssen.

Zugang zu Fachwissen und Ressourcen:

• Mit der Auslagerung Ihres IT-Managements profitieren Sie vom Fachwissen und den Ressourcen Ihres externen Dienstleistungsunternehmens wie hochqualifizierte Entwickler:innen, modernste Tools, bewährte Entwicklungspraktiken und Erfahrungswerte.
• Mit einem starken IT-Partnerunternehmen an Ihrer Seite, werden Sie bei Verhandlungen mit Provider- oder Web-Hosting-Unternehmen auch nicht mehr „über den Tisch gezogen“.

Fokus aufs Kerngeschäft:

• Indem Sie Ihre IT-Verwaltung auslagern, können Sie Ihre Ressourcen wieder vollkommen auf die Kernkompetenzen Ihres Unternehmens konzentrieren und das Wachstum Ihres Unternehmens vorantreiben.
• So werden Sie nicht mehr von nervigen IT-Problemen abgelenkt oder gar am Arbeiten gehindert.

Flexibilität und Skalierbarkeit

• Durch die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleistungsunternehmen können Sie rasch auf sich ändernde geschäftliche Anforderungen und Herausforderungen reagieren und Ihre IT-Dienste an die Unternehmensbedürfnisse anpassen.
• So kann Sie Ihre IT nicht bei schnellem Unternehmenswachstum ausbremsen bzw. mit zu hohen Kosten bei geringeren Anforderungen erschlagen.

Risikominimierung

Ein weiterer Vorteil des IT-Management-Outsourcings besteht darin, Ihre IT-Risiken zu mindern.

• Mit ausgebildeten Experten an Ihrer Seite sind Sie auch gegen schwerwiegende Cyberangriffe oder Ausfälle geschützt bzw. gestärkt. (Abgesehen davon, dass Ihr externer IT-Anbieter im Vorfeld natürlich schon für höchstmögliche Sicherheit gesorgt hat).

Nachteile und Herausforderungen

Kontrollverlust

• Durch das Outsourcing geben Sie einen Teil der direkten Kontrolle über Ihre IT ab, Sie begeben sich dadurch zu einem gewissen Maß in eine Abhängigkeit von Ihrem externen Anbieter.
• Ein Beispiel wäre, wenn Sie nicht mehr in der Lage wären, sofort und selbstständig auf ein IT-Problem zu reagieren, sondern auf die Verfügbarkeit und Reaktionszeit Ihres Dienstleisters angewiesen sind.

Sicherheitsrisiko

Wie bei jedem Outsourcing, wird auch das IT-Management-Outsourcing von einem erhöhten Sicherheitsrisiko begleitet.

• Mit dem Austausch von sensiblen Daten und Geschäftsprozessen geht eine erhöhte Wahrscheinlichkeit von Datenlecks oder unbefugtem Zugriffen einher.
• Daher ist es von enormer Wichtigkeit, bei der Auswahl des externen Dienstleistungsunternehmens, besondere Sorgfalt beim Thema Sicherheit und Datenschutz walten zu lassen.

Abhängigkeit

• Bei starker Abhängigkeit zu einem externen Dienstleister besteht immer das Risiko, dass dieser plötzlich insolvent ist und das wiederum hätte dann erhebliche Auswirkungen auf Ihr Unternehmen.
• Seien Sie besonders vorsichtig bei „Ein-Mann-Buden“. Burn-Out, Krankheit oder Pleiten sind da leider keine Seltenheit.
• Auch auf den sogenannten Vendor-Lock in sollte man bei der Auftragsvergabe achtgeben, dieser würde Ihnen dann beim Wunsch nach einem Anbieterwechsel einen Strich durch die Rechnung machen.

Kommunikationsschwierigkeiten

• Kommunikation mit externen Unternehmen stellt immer eine eigene Herausforderung für sich da.
• Besonders schwierig kann es werden, wenn Sie Ihr IT-Management an ein Unternehmen mit Sitz im Ausland bzw. in einer anderen Zeitzone auslagern.
• Auch sprachliche sowie kulturelle Unterschiede könnten eine reibungslose Zusammenarbeit erschweren.

Ich möchte hierbei aber erwähnen, dass diese Nachteile nicht zwangsläufig auftreten, sondern potenzielle Risiken/Herausforderungen darstellen, die im Vorfeld berücksichtigt werden sollten. Dem Großteil der Nachteile kann aber eine sorgfältige Planung und Auswahl des richtigen Anbieters entgegenwirken und diese gar eliminieren.

Ready to Outsource? So geht’s!

Sie sind mehr als bereit, den Schritt zu wagen? Sie wollen ins Tun kommen und Ihre IT in professionelle, kompetente Hände legen? Sie haben keine Lust mehr, sich permanent über Ihre IT zu ärgern und sich Gedanken machen zu müssen? Aber Sie wissen nicht, wie es jetzt am besten weitergeht? Wir unterstützen Sie gerne!

Wichtiger Extra-Tipp:

Falls Sie bereits bei einem externen Dienstleistungsunternehmen Teile Ihres IT-Managements ausgelagert haben, so vergewissern Sie sich, dass Sie im Besitz aller relevanten Systempasswörter und Zugänge sind. Ohne diese, ist ein Wechsel zu einem anderen Unternehmen, egal welchem, extrem schwierig und mit unangenehmen rechtlichen Streitigkeiten sowie vermeidbaren Kosten verbunden.

Ihre Unternehmens-Vision

Egal ob Sie nur einen Teil oder Ihre gesamte IT auslagern wollen, das Wichtigste dabei ist, eine klare Vision vor Augen zu haben. Und diese sollte über „ich will Kosten sparen“ hinausgehen.

Unser Ansatz hierbei ist Sie bei der Definition Ihrer Ziele und Anforderungen und der Identifikation von Potenzialen und Risiken in Form unserer Consertis IT-Analyse zu unterstützen.

Analyse Ihres Unternehmens

Wir durchleuchten Ihre IT, machen uns ein ganz konkretes Bild Ihres IST-Zustands, evaluieren Ihre derzeitige IT-Infrastruktur und IT-Prozesse, screenen Ihre aktuellen IT-Kosten, identifizieren ungenutzte Potenziale und unnötige Ausgaben für Sie. Zur Erhebung des Status Quo Ihrer IT kommt es in keinster Weise zu Unterbrechungen oder Ausfällen Ihres Betriebs.

Evaluierung und Erstellung Ihrer IT-Visionen

Das Ergebnis des IT-Audits ist dann unsere Consertis IT-Vision für Ihr Unternehmen.

Eine ausführliche, nachvollziehbare Dokumentation des IST-Zustands Ihrer IT, inkl. Prüfbericht sowie ein Empfehlungskatalog mit, dass Sie und Ihr Unternehmen kosteneffizienter und produktiver gestalten können. Ein verständlicher Step-by-Step Guide zu Ihrer idealen, zukunftssicheren und kostentransparenten IT. Unser Masterplan für Ihr Unternehmen – welchen wir dann gerne auch umsetzen, wenn Sie uns diese Aufgabe anvertrauen.

Der Consertis-Ansatz für Ihre IT

Dabei verfolgen wir einen schlanken und nachvollziehbaren Bottom-Top Ansatz. Wir evaluieren welche Hardware, Software, Tools & Co Ihre Mitarbeiter (z.B. 1 Laptop, 1 Drucker, Software-Pool wie Microsoft, Adobe & Co) für einen optimalen Arbeitseinsatz benötigen. Und um dieses Grundgerüst herum designen wir Ihre schlanke IT. Dafür braucht es nicht 10 Server, 3 Backup-Systeme und mehr, sondern 1 zentrales, zukunftssicheres Setup, das mit Ihnen mitwächst. Damit meinen wir ein System, indem die Hardware für mindestens 10 Jahre reicht und keine ständigen Hardware-Zukäufe von Nöten sind. Keine permanenten Updates notwendig sind, die erneut Kosten verursachen. Ein Setup, das nicht alle zwei Jahre gewechselt werden muss.

Wir helfen Ihnen, Ihre IT-Kosten zu verstehen und unter Kontrolle zu bringen. Zeigen diese transparent auf und beraten Sie beim Streamlinen Ihrer IT-Ausgaben. Sie sollen am Ende des Tages genau wissen, wofür Sie bezahlen.

Wir freuen uns darauf, Sie und Ihr Unternehmen kennen zu lernen und gemeinsam die Potenziale Ihrer IT zu entdecken und vielleicht auch gemeinsam zu entfalten!

Kontaktieren Sie uns einfach per Telefon, E-Mail oder buchen Sie hier gleich Ihren unverbindlichen Wunschtermin. Wir beraten Sie gerne.

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