Open Source CRM Systeme im Vergleich und warum wir Vtiger lieben

Gleich vorweg, wir empfehlen nicht nur das Open Source CRM von Vtiger, wir arbeiten selbst damit. Wir haben uns jahrelang mit den verschiedensten Customer-Relationship-Management (CRM)-Lösungen beschäftigt, Open wie Closed Source. Sie probiert, studiert und storniert. Nach unzähligen Stunden des Abwägens, der Vor- und Nachteile der verschiedenen CRM-Systeme, in Bezug auf Komplexität, Aktualität, Kosten und Benutzerfreundlichkeit, sind wir zur Conclusio gekommen, dass Open Source CRM die einzig wahre Lösung für EPUs und KMUs darstellt. Wenn Sie erfahren möchten, warum wir dieser Ansicht sind und welche aktuellen CRM-Systeme Sie sich näher anschauen sollten, dann ist dieser Artikel genau der Richtige für Sie. Bevor wir die verschiedenen Systemanbieter:innen sowie deren Vor- und Nachteile vergleichen, möchten wir noch Klarheit schaffen, was die unterschiedlichen Begrifflichkeiten in der CRM-Welt bedeuten und was sich dahinter verbirgt.

WAS IST EIN CRM-SYSTEM?

CRM-Systeme sind ausgeklügelte Kundendatenbanken, die weit mehr können, als nur Ihre Kundendaten zu verwalten. Neben dem klassischen Kontaktmanagement können Sie in dem richtigen CRM-System auch Ihre Unternehmensdaten, Ihre Lagerverwaltung, Ihr Projekt- & Leadmanagement, Ihr Reporting, Ihr E-Commerce und mehr verwalten. Die meisten von uns bewältigen diese Aufgaben anfangs mit ausgeklügelten Excel Tabellen. Doch ab einem gewissen Punkt erreichen erfolgreiche Unternehmen weit mehr, wenn zu einer professionellen CRM-Lösung  gewechselt wird. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, welche Aufgaben ein solches CRM-System verwalten und vereinfachen kann, sowie die Vor- und Nachteile von CRM-Systemen im Allgemeinen, stöbern Sie in diesem Blogbeitrag weiter.

WAS IST OPEN SOURCE CRM?

Open Source (aus dem Englischen übersetzt „quelloffen“) bedeutet, dass der Quellcode, mit dem das System läuft, frei zugänglich ist. Kostenlos und offen zur Bearbeitung, Modifikation und Weiterentwicklung für alle. Sie greifen also auf den kostenlosen Quellcode zu und können dann diesen nach Belieben auf Ihre Bedürfnisse und Anforderungen anpassen. Die meisten Klein- und Mittelbetriebe entscheiden sich für Open Source Systeme. Aus gutem Grund. Ein Open Source System zeichnet aus, dass:

• es ohne Lizenzkosten für alle verfügbar ist.

• alle darin enthaltenen und eingepflegten Daten einem selbst gehören.

• Sie entscheiden, wo es gehostet werden soll (eigener Server in der Firma oder virtueller Server in der Cloud (Microsoft, Amazon, Google, Consertis, …)

• Sie es nach Ihrem Belieben verändern, gestalten, modifizieren und weiterentwickeln können.

Allerdings sollten Sie, wenn Sie sich für ein Open Source CRM entscheiden, vorab bereits konkrete Vorstellungen haben, welche Funktionen und Integrationen das Tool haben sollte. Denn aufgrund der unbegrenzten Möglichkeiten, besteht die Gefahr, sich auf dem Weg zu verlaufen. Auch wenn der ursprüngliche Quellcode, also die Basis, kostenlos ist, müssen Sie für die Einrichtung und Individualisierung von Open Source CRM mit Zusatzkosten für die Programmierarbeit rechnen. Ob Sie dies durch inhouse Mitarbeiter:innen oder externe Dienstleister:innen abwickeln, bleibt Ihnen überlassen.

WAS IST CLOSED SOURCE?

Closed Source Software, auch proprietäre Software genannt, ist im Gegensatz zu Open Source Software, ein geschlossenes System. Sie erwerben durch Bezahlung von Lizenzkosten ein fix- fertiges System. Ein fertiges Produkt, das Sie nach der Installation noch nach Ihren Wünschen einrichten und loslegen können. Vorteil hierbei ist, dass Sie keine inhouse oder externen Programmierer benötigen. Plug and Play bzw. Pay and Play. Diese geschlossenen Systeme haben allerdings den mehr als bitteren Beigeschmack, dass Sie diese auch nur so nutzen und einrichten können, wie es das System erlaubt. Sie sind nicht unabhängig in Ihrer Nutzung und Gestaltung des Systems und der Funktionen und meistens äußerst limitiert, was die Individualisierung angeht. Adaptionen, Erweiterungen, Plug-Ins und Co sind entweder mit einem hohen Kostenmehraufwand verbunden oder schier nicht möglich. Neben der Unbestimmtheit als User solcher Software sind diese Systeme in der Regel auch fremd-gehostet. Auf fremden Servern, auf die Sie keinen Zugriff haben. Dies kann unter Umständen auch ein Datenschutzrechtliches Thema darstellen, wenn Sie nicht in Erfahrung bringen können, wo Ihre Daten und die Ihrer Kund:innen gespeichert werden. Eine weitere häufige Begleiterscheinung bei Closed Source Systemen ist das sogenannte Vendor Lock-in. Dies bezeichnet den Umstand, dass Sie zu einem zukünftigen Zeitpunkt nicht einfach so das System, mit all Ihren Daten, wechseln können. Eine mit sehr, sehr hohen Kosten verbundene Austrittsbarriere, um Sie darin zu hindern, zu einem Mitbewerber zu wechseln. Sie könnten jetzt argumentieren, „aber das muss ich ja gar nicht, wenn das System alles kann, was ich benötige?“ Das ist zwar richtig, aber können Sie auch in die Zukunft blicken und bereits sagen, was Sie dann alles benötigen werden? Falls die Antwort JA lautet, bitte kontaktieren Sie uns umgehend, so jemanden wie Sie möchten wir in unserem Team wissen. Gleich bewerben.

WAS IST EINE SAAS-LÖSUNG?

Software-as-a-Service-Lösungen, kurz SaaS, werden von externen Dienstleister:innen betrieben und gegen Entrichtung eines Nutzungsentgelts zur Verfügung gestellt. Man erwirbt durch die Nutzungslizenz die Rechte, um die cloudbasierte Software in dem gewünschten bzw. bezahlten Umfang zu nutzen. Großer Vorteil von SaaS-Lösungen ist die Kostenersparnis im Vergleich zum Erwerb einer kompletten Softwarelizenz bzw. eines Computerprogrammes. Aber auch bei SaaS, ähnlich der Closed Source Lösungen, hat man keinen Zugriff auf den Quellcode und ist daher beschränkt in der Nutzung und Entwicklung der Software. SaaS-Lösungen gibt es für die verschiedensten Bereiche, CRM und die dazugehörige IT-Infrastruktur zählen zu den häufigsten Anwendungsbereichen. Ihnen vertraute SaaS-Lösungen sind zum Beispiel Google Docs oder auch die Microsoft 365 Suite.

WAS IST EIN FREEMIUM?

Freemium setzt sich zusammen aus „free“ und „premium“ und ist ein Geschäftsmodell, indem die Basisversion, eines Premiumprodukts oder -software, kostenlos angeboten wird. Ein bekanntes Beispiel aus dem CRM-Bereich ist das amerikanische Unternehmen „HubSpot“, welches einen solch kostenlosen Zugang zu seinem System anbietet. Sie erhalten Zugang zu allen gängigen Basisfunktionen, in der Regel sogar zeitlich unbegrenzt, und müssen nur für sogenannte „Premium-Features“ bezahlen. Ebenso wie bei SaaS und proprietären Systemen, haben Sie auch hier keine Kontrolle über das System und die Daten. Gehostet wird auf den Servern des anbietenden Unternehmens. Auch hier werden Sie im Laufe Ihrer Geschäftsentwicklung frühzeitig an die Grenzen der „Free-Version“ stoßen und müssen dann mit höheren Kosten und bleibender Inflexibilität rechnen. Da Sie nun die Unterschiede von Open Source und Closed Source Systemen kennen, werden wir im weiteren Verlauf nur noch die Open Source Systeme näher betrachten. Wir haben in unserem langjährigen Bestehen als IT-Unternehmen die verschiedensten Lösungen ausprobiert. Uns immer wieder den Kopf darüber zerbrochen, welche Vor- und Nachteile die jeweiligen Lösungen mit sich bringen. Klarer Gewinner – die Open Source Systeme. Ihre Flexibilität, Zugänglichkeit und das Preis-Leistungsverhältnis sprechen für die quelloffenen Systeme. Doch welches ist das richtige für Sie? Welches CRM-System vereinfacht Ihren Arbeitsalltag wirklich und bietet das beste Preis-Leistungs-Verhältnis für Ihr Unternehmen? Wir haben 5 der beliebtesten Open Source CRM (True Open Source Modelle, keine Freemiums)  für Sie unter die Lupe genommen. Bevor wir Ihnen die fünf gefragtesten Open Source CRM-Systeme vorstellen, möchten wir Sie noch auf folgende Aspekte aufmerksam machen. Besonders KMUs sollten sich die folgende Aspekte im Vorfeld überlegen und genauer betrachten, vor der Wahl des gewünschten Open Source CRM-Systems.

1. Hosting: Wo soll die Software laufen? Eigener physischer Server in der Firma oder gemieteter virtueller Server in der Cloud (Microsoft, Amazon, Google, Consertis)? Beachten Sie hier bitte unbedingt die entsprechenden DSGVO- Richtlinien, was den Standort der Server angeht, sollten Sie sich für eine Cloud-Lösung entscheiden.

2. Wartungen des Servers und des CRM–Systems: Wer kümmert sich um Updates, Erstellung von Backups, Wartungen & Co?

3. Community, Support und Schulungen: Sie sollten sich vorab vergewissern, dass das System Ihrer Wahl eine große und aktive Community an Entwickler:innen hat. Auch wenn Sie sie anfangs vielleicht nicht brauchen werden, können wir Ihnen versichern, zu einem späteren Zeitpunkt (Stichwort Weiterentwicklungen aufgrund von Unternehmenswachstum)  werden Sie dankbar sein.

4. Anpassungen, Programmierungen, Entwicklungen – damit das Ganze so richtig zum Leben erwacht, sollten Sie sich vorab vergewissern, welche Möglichkeiten Sie bei dem jeweiligen System haben. Ein gutes CRM-System wächst mit Ihnen und Ihrem Budget mit.

UNSERE TOP 5 OPEN SOURCE CRM-SYSTEME

Sugar CRM:

Die weltweit wohl bekannteste Open Source CRM. Wird liebevoll der Urgroßvater der meisten heutigen Open Source CRMs (wie Vtiger , Suite CRM & Co) genannt, denn sie entsprangen als Spin-offs dem ursprünglichen Quellcode von Sugar CRM. Update: Seit Anfang 2018 bietet SugarCRM leider kein Open Source CRM mehr an, denn sie haben sich heimlich in ein proprietäres System gewandelt. Dennoch möchten wir Ihnen einen Überblick über die Vor- Nachteile geben, da SugarCRM wie erwähnt die Basis vieler heutiger True Open Source Lösungen ist.

VORTEILE

Viele Features Sugar CRM hebt sich gegenüber seinem Mitbewerb durch einen besonders hohen Funktionsumfang ab. Länderübergreifende Verwaltung Mit Sugar CRM können Sie lokale Anpassungen wie Zeiten, Währung und Abläufe vornehmen und gleichzeitig aus mehreren Ländern darauf zugreifen. Super Support Sugar CRM bietet bei Problemen, abseits der Community, einen guten Support für seine User an.

NACHTEILE

Komplexere Features –> Komplexere Entwicklung Einer der Top-Vorteile von Sugar CRM, nämlich die lokalen Anpassungsmöglichkeiten, stellt auch einen der größten Nachteile in Punkto Weiterentwicklung dar. Denn diese Funktion erschwert die Entwicklung von Funktionen enorm und macht diese sehr aufwendig. Community war mal Die Community rund um Support und Weiterentwicklungen war früher phänomenal. Mittlerweile ist sie nicht mehr aktiv, und das Kernsystem erhält dadurch kaum mehr Updates. Wer auf der Suche nach einem System mit sehr ähnlichen Features wie SugarCRM ist, sollte sich Odoo genauer ansehen. Externer Link zum Anbieter: https://www.sugarcrm.com/de/

SuiteCRM:

Downloads: über 800.000 Mal Suite CRM ist der Rising Star unter den CRM-Systemen. Als Spin-off des ursprünglichen SugarCRM Quellcodes, bietet SuiteCRM ein großartiges Echtzeit-Dashboard, mit dem Sie Vertriebstunnel-Kennzahlen, Projekt-Status und Cashflows immer on demand im Blick haben. Es ist mit allen gängigen Betriebssystemen (Windows, OS/X, Ubuntu, Android, iOS, …) kompatibel.

VORTEILE

Minimalistisch Suite CRM ist auf Customer-Relationship-Management spezialisiert und äußerst schlank aufgebaut. Reduziert auf die tatsächlichen Funktionen, die ein Unternehmen benötigt. Klassische Schnittstellen zu Outlook, Microsoft 365, Mailchimp und weitere sind vorhanden. Intuitiv Einfache Benutzeroberfläche dank der Reduktion auf das absolute Minimum. Schneller Einstieg garantiert! Kollaborativ Da SuiteCRM, wie Vtiger, ein Nachfahre von SugarCRM ist, können SuiteCRM User:innen auch auf Vtiger Entwickler:innen zurückgreifen.

NACHTEILE

Manchmal ist wenig, zu wenig Leider wurden bei der starken Vereinfachung einige essenzielle Features wie Projektmanagement, wiederkehrende Rechnungen oder Bestandsmanagement auch rationalisiert. ERP-Kompatibilität nicht vorhanden Wenn Sie auf der Suche nach einem Tool sind, das Sie ganzheitlich mit Ihrem ERP-System verknüpfen möchten, müssen Sie auf ein anderes Tool zurückgreifen. Externer Link zum Anbieter: https://suitecrm.com

1CRM:

Auch 1CRM entsprang dem Code von SugarCRM, allerdings einer älteren Version als jetzt am Markt ist. Es ist kein echtes True Open Source, da man zur Nutzung der Software eine Lizenz bezahlen muss. Man erhält jedoch durch die Lizenz das Recht, den Code nach Belieben zu verändern.

VORTEILE

Funktionalität im Fokus Das System besticht durch seine Funktionalität und bietet eine gute Basis an Funktionen, die man für ein erfolgreiches CRM benötigt. Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis Viele Features in der Basisversion und durchdachte Funktionalität zu einem fairen Preis-Leistungs-Verhältnis. Kurze Einarbeitungszeit Unkomplizierte und schnelle Einarbeitung in das System auch ohne Vorkenntnisse.

NACHTEILE

Schwindende Community Da der Open Source Code auf dem mittlerweile geschlossenen Code von Sugar CRM basiert, stagniert die Möglichkeit für Weiterentwicklungen und damit auch die Entwickler-Community. Dadurch hat man in der individuellen Programmierung nicht so viele Anlaufstellen wie bei anderen Systemen. It’s not about the looks Die Benutzeroberfläche (GUI) ist sehr rudimentär und ebenfalls eher auf die Funktionalität fokussiert als auf ansprechendes Design. Schwacher Support Die Supportleistungen des Anbieters sind im Vergleich zu anderen Systemen wenig ausgeprägt.

Odoo:

Genau genommen ist Odoo ein „ERP-System“ (Enterprise Resource Planning), kann aber durch seinen modularen Aufbau auch als reines CRM-Tool verwendet werden. Ein modernes System, mit gutem Support, allerdings weit komplexer in der Bedienung als die anderen Systeme. Weiters empfehlen wir bei Odoo auch SaaS statt eigenem Hosting aufgrund der Komplexität.

VORTEILE

Easy switch to ERP Da Odoo eigentlich ein ERP-System ist, können Sie problemlos von der Nutzung als reines CRM-System auf ein ERP-System erweitern. Sky is the limit Das System ist mächtig und bietet unglaublich viele Möglichkeiten zur Nutzung und Entwicklung. Mix & Match in der Gestaltung Das modulare Design von Oodo ermöglicht Ihnen ein individuelles Mix & Match von Funktionen und Features ganz nach Ihren Vorstellungen.

NACHTEILE

Steile Lernkurve Wer noch nie mit dem System gearbeitet hat, wird stark gefordert. Dies kann in einem KMU dazu führen, dass Mitarbeiter:innen das System dann „umgehen“, um sich der Herausforderung nicht stellen zu müssen. Tiefe Integration verursacht Komplexität Durch die tiefe Integration mit der Buchhaltung, sind selbst bei reiner CRM-Verwendung viele Dinge (z.B. Bestandsmanagement) äußerst komplex in der Verwendung. Entwickler:innen teurer im Vergleich Aufgrund der benötigten Spezialisierung müssen Sie mit höheren Entwicklungskosten rechnen. Und spezialisierte Entwickler:innen sind auch etwas schwerer zu finden. Externer Link zum Anbieter: https://www.odoo.com/de_DE

EspoCRM

Ein Abkömmling von Vtiger mit Fokus auf GUI (Graphic User Interface) und Social Media Integrationen. EspoCRM bietet eine vollwertige Vertriebs-Automatisierung von Leads und Tracking von Kontakten und Konten und fokussiert auf die sehr einfache Handhabung.

VORTEILE

Kann sich sehen lassen EspoCRM setzt vor allem auf einen stylischen Auftritt mit seiner modernen Benutzeroberfläche (GUI – Graphic User Interface). Social Media Integration im Fokus Neben den gängigen Social Media Plattformen lassen sich auch weitere Schnittstellen zu Applikationen wie Google, mail, Mailchimp & Co integrieren. Einfache Handhabung EspoCRM lässt sich leicht und intuitiv bedienen, durch die teilweise auf das Wesentliche reduzierten Funktionen.

NACHTEILE

Frischling am Markt Bei Projekten, die noch so jung sind, kann man nicht abschätzen, ob diese in fünf Jahren noch bestehen bzw. supportet werden. Implementation zeitaufwendiger Ein unangenehmer Nachteil von EspoCRM ist die zeitaufwendige Implementation und Wartung. Ebenfalls gibt es momentan wenige Schnittstellen zu anderen Applikationen. Community erst im Wachstum Community lässt noch auf sich warten, daher gibt es aktuell noch kaum Entwickler:innen, die sich auf EspoCRM spezialisiert haben. Externer Link zum Anbieter: https://www.espocrm.com/de/

Vtiger CRM:

Downloads: über 5.000.000 Mal Wenn Sie bereits unseren Blogbeitrag zu CRM-Systemen gelesen haben, wissen Sie, dass wir ein gutes CRM gerne mit WordPress vergleichen. Also ein System, das eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Gestaltung bietet. Es sollte einfach und unkompliziert möglich sein, das System an die eigenen Bedürfnisse anzupassen und stets flexible Weiterentwicklungsmöglichkeiten zuzulassen. Ein System, das mit dem eigenen Unternehmen und Budget mitwächst. Vtiger ist ein solches System und zählt zurecht zu den Marktführern.

VORTEILE

Einfach easy Die Benutzerfreundlichkeit ist unschlagbar. Es ist mit Leichtigkeit zu erlernen und zu verwenden, sodass all Ihre Mitarbeiter:innen, auch ohne Vorkenntnisse, sofort darauf eingeschult werden können. Feature-Reichtum Vtiger bietet eine unglaubliche Menge an Features und Erweiterungsmöglichkeiten. So kann sich das CRM-System optimal an Ihre Bedürfnisse anpassen. Reporting, Analysen, Gmail Extension und viele mehr finden Sie im eigenen Marketplace von Vtiger. Plenty of Power Die riesige Community und zahlreichen Entwickler:innen garantieren besten Support und Entwicklungsmöglichkeiten. Vtiger verfügt auch über eine Vielzahl von Schnittstellen für bekannte Applikationen wie Gmail, Outlook, Office 365, Mailchimp, Dropbox, Google, PayPal, Facebook, WhatsApp, LinkedIn, … .

NACHTEILE

Social Media Integration kostet extra Social Media Integrationen sind nur durch Erweiterungen möglich und nicht im Basis-Package enthalten. Hier müssen Sie mit Zusatzkosten rechnen. Konservatives Auftreten Das Web GUI (Graphical User Interface), also die grafische Aufbereitung des Systems, ist eher schlicht und rough gehalten. Wer sich daran nicht stört, für den ist es auch kein echter Nachteil. Externer Link zum Anbieter: https://www.vtiger.com/de/ Aufgrund dessen, dass Vtiger so viele Entwicklungsmöglichkeiten bietet, kann es für Einsteiger:innen überfordernd wirken. Daher hat Vtiger neben seiner Open Source CRM Lösung auch ein SaaS-Modell gelauncht und bietet eine fix-fertige Bezahlversion von Vtiger CRM an. Dieses ist jedoch recht teuer und wie die anderen SaaS-Lösungen auch unflexibel. Gehostet wird auf Servern in Amerika. Aus Amerika wird ebenfalls verrechnet. Aber Sie haben auch die Möglichkeit, alle Vorteile von Vtiger unkompliziert zu nutzen, indem Sie mit einem hiesigen Spezialisten zusammenarbeiten. Hier kommen wir ins Spiel. Vtiger CRM Open Source auf deutsch Wir bieten das Beste für alle Aspekte von KMUs im DACH Raum. Neben Servern in Österreich, rund-um Support und Schulungen in deutscher Sprache bieten wir auch länderspezifische Unterstützung bezüglich Rechnungslegung und DSGVO. Unser Team aus Entwickler:innen steht Ihnen mit Rat und Tat zur Seite und kann auf Wunsch individuelle Lösungen für Sie entwickeln. Und das Ganze ohne Vendor Lock-in, denn unsere langjährigen Kund:innen beweisen, dass Sie uns so schnell nicht mehr missen wollen werden.

DIREKTER VERGLEICH DER OPEN SOURCE CRMs

FAZIT

Alle hier genannten, bis auf SugarCRM, sind empfehlenswerte Open Source CRM Tools. Je nachdem welche Ziele Ihr Unternehmen verfolgt, welche Aufgaben und Prozesse Sie mit einem CRM-Tool abwickeln und abbilden möchten, und auf welche Art und Weise (Hosting, Wartung, … ) Sie das Tool in Ihr Unternehmen integrieren möchten, eignet sich das eine Tool mehr oder weniger. Nutzen Sie unsere kostenlose Erstberatung und bringen Sie einfach und schnell in Erfahrung, ob Vtiger Ihre Anforderungen erfüllt. Der Check ist kostenlos und unverbindlich, also worauf warten Sie noch?