Alles über Unified Communication und wie Ihr Unternehmen davon profitiert

Unified Communication – Was ist das? Was kann das? Wer braucht das? Wie bekomme ich das und – tut das weh?

Keine Sorge. Unified Communication klingt erstmal komplizierter, als es ist. Sie haben diese beiden Wörter bestimmt schon oft durchs Internet geistern sehen. Aber was steckt dahinter? Nachdem Sie diesen Artikel gelesen haben, wissen Sie, warum Sie nicht länger auf Unified Communication verzichten sollten und wie Sie und Ihr Unternehmen dadurch effizienter kommunizieren und arbeiten. Denn das Prinzip hinter Unified Communication ist zwar simpel, aber genial zugleich. In den nächsten Minuten beantworte ich Ihnen folgende Fragen:

1. 1. Was steckt hinter dem Begriff Unified Communication?
2. 2. Wie hilft mir Unified Communication im Unternehmensalltag?
3. 3. Welchen Nutzen bietet mir Unified Communication?
4. 4. Vor- und Nachteile einer Unified Communication Lösung

Was steckt hinter dem Begriff Unified Communication?

Direkt übersetzt bedeutet Unified Communication (abgekürzt UC) “vereinheitlichte Kommunikation”. Das trifft den Kern der Idee auch schon direkt auf den Kopf. Denn der Begriff Unified Communication steht für das Prinzip der Zusammenführung von mehreren Kommunikationskanälen in eine einheitliche Oberfläche. In der Praxis ist diese Oberfläche natürlich eine Software, in der Textnachrichten, Mails, Fax (it’s not dead yet) sowie Audio- und Videocalls zusammengeführt werden. Das funktioniert in Zusammenspiel mit den Netzwerken in Ihrem Unternehmen, beispielsweise der Telefonanlage. Die wichtigsten Ziele sind Zeitersparnis, verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit, Kosteneinsparung sowie gesteigerte Produktivität.

Okay, klingt doch ein bisschen kompliziert. Aber jetzt wird’s viel verständlicher und anschaulicher, versprochen. Bereit?

Wie hilft mir Unified Communication im Unternehmensalltag?

Ganz einfach: Sie müssen sich nicht mehr mit mehreren Endgeräten und Kommunikationsanwendungen gleichzeitig herumschlagen. Alles, was Sie benötigen, ist ein Endgerät mit Internetzugang – Ihr Büro haben Sie so quasi immer am Smartphone mit dabei. Telefonieren, Videokonferenzen abhalten und Dateien teilen – mit einer UC-Lösung findet das alles aus einer zentralen Anwendung heraus statt.

Und die steht nicht nur auf dem Computer, sondern zum Beispiel auch auf dem Smartphone zur Verfügung. Wenn Sie möchten, können Sie sogar Ihre Smartwatch dafür benutzen – aber wir wüssten nicht, warum Sie das wollen würden. Jedenfalls: wo es eine Internetverbindung gibt, kann dank Unified Communication gearbeitet werden – ganz ohne Einwählen ins interne Netzwerk. Darüber hinaus können UC-Lösungen noch sehr viel mehr, sodass es ein bisschen den Rahmen dieses Artikels sprengen würde, alles aufzuzählen. Einige wirklich interessante Beispiele dafür finden Sie hier.

Aber wie schafft Unified Communication das alles? Sehen wir uns dazu die wichtigsten Eigenschaften genauer an.

Welchen Nutzen bietet mir Unified Communication?

Im Wesentlichen arbeiten alle Lösungen im Bereich Unified Communication mit diesen vier Bausteinen (plus einer Prise Magie✨), die alle ineinander greifen und zusammenarbeiten:

MEDIENINTEGRATION – UNKOMPLIZIERTE KOMMUNIKATION ÜBER ALLE KANÄLE

Klingt nicht gerade verführerisch, aber weil es so nützlich ist, werden Sie es aber trotzdem lieben. Egal welche Medien ein Mitarbeiter in seiner Kommunikation verwendet, eine UC-Lösung kann sie verarbeiten. In der Praxis koordiniert die Software das Zusammenspiel aus Medien wie Audio, Video oder Text sowie Ihren Endgeräten (PC, Smartphone, etc.) und sorgt dafür, dass Nachrichten so bei Ihnen ankommen, wie es für Sie gerade am besten passt.

Das heißt, mit Unified Communication haben Sie Ihre persönliche Kommunikationszentrale. Alle Nachrichten aus allen Kommunikationskanälen werden hier gebündelt und sind abrufbar. SMS, Whatsapp, Mail oder Anruf – Sie sehen alles in nur einer Anwendung und das am PC genauso wie am Smartphone.

Sind Sie gerade im Büro und ein Anruf kommt rein, heben Sie über die UC-Lösung direkt ab und telefonieren z.B. mit Headset. Sind Sie unterwegs, wird der Anruf auf Ihrem Smartphone ankommen. Genauso verhält es sich beispielsweise auch mit Videokonferenzen.

Richtig magisch wird es, wenn Sie eine Nachricht in Ihre Mailbox bekommen und diese dann unterwegs als Text abrufen, weil Sie sie gerade nicht anhören können. Willkommen im 21. Jahrhundert!

PRÄSENZINTEGRATION – WER IST GERADE VERFÜGBAR?

Präsenzintegration in Unified Communication bedeutet, Ihre Verfügbarkeit dynamisch ändern zu können und auch den Status Ihrer Kolleg:innen jederzeit überprüfen zu können. Glingt im ersten Moment vielleicht ein bisschen „Big Brother“, hilft Ihnen aber, Ihre Arbeiten effektiver zu koordinieren. Das spart somit Zeit und am Ende des Tages auch Geld.

Beispiel gefällig? Sie rufen einen Kollegen mehrmals an, aber erst beim vierten Mal hebt er ab mit: “Ich bin in einem Meeting und kann nicht telefonieren!”. Eine UC-Lösung hätte Ihnen sofort angezeigt, dass Ihr Kollege nicht verfügbar ist, weil er in einem Meeting ist. Sie hätten Zeit gespart und sich nicht darüber ärgern müssen, dass er abhebt, nur um Ihnen zu sagen, dass er gerade nicht telefonieren kann.

Oder Sie sind gerade in einem Vertriebs-Meeting und möchten eine:n Kolleg:in aus dem technischen Team zur Beratung dazu holen. Mit der Präzenzintegration sehen Sie sofort, wer gerade verfügbar ist.

KONTEXTINTEGRATION – GEBALLTES WISSEN AUF EINEN BLICK

Ein UC-System ist nicht nur ein Werkzeug, es ist auch Ihr Partner. Ein zweites Gehirn sozusagen, das die gesamte Kommunikation einzelner Mitarbeiter:innen und des gesamten Unternehmens in einen gemeinsamen Kontext setzt.

Ruft beispielsweise ein:e Geschäftspartner:in oder Kolleg:in an, werden sofort alle wichtigen Informationen über sie oder ihn eingeblendet. So müssen Sie nicht erst überlegen, wer Sie da anruft – sondern wissen es – und können sich mental und professionell darauf vorbereiten.

Umgekehrt kann Kommunikation auch aus verbundenen Drittanwendungen gestartet werden, zum Beispiel kann ein Kunde aus einem CRM-Programm heraus nur mit einem Klick kontaktiert werden.

KOOPERATIONSFUNKTIONEN – DER INTERAKTIVE BESPRECHUNGSRAUM

Mit Unified Communication wird theoretisch die ganze Welt zu Ihrem Besprechungsraum. Denn dadurch, dass Sie nun effizient und ortsunabhängig kommunizieren können, ergeben sich ganz neue Arten der Zusammenarbeit. Hier spricht man auch von „Unified Communication and Collaboration“, also vereinheitlichte Kommunikation und Zusammenarbeit (oder abgekürzt UCC). Oft werden diese Begriffe aber gleichbedeutend behandelt und verwendet, weil sie naturgemäß ineinandergreifen und zusammenarbeiten. Das eine kann ohne das andere nicht. Fast schon romantisch 😊

Das Paradebeispiel für eine Kooperationsfunktion in Unified Communication ist der Video-Call, der gerne für Besprechungen genutzt wird. Aber auch File-Sharing fällt hier hinein – und beides kann natürlich auch kombiniert werden. So können Sie während eines Video-Calls einfach Ihren Bildschirm oder Dateien teilen und diese auch gemeinsam bearbeiten. Dafür müssen Sie nicht extra ein eigenes Meeting in einem separaten Programm einberufen, sondern können das alles in einer Umgebung machen. Drittanwendungen wie Zoom – und auch die Lizenzen dafür – können Sie also beruhigt vergessen.

Vor- und Nachteile einer Unified Communication-Lösung

VORTEILE

1. Arbeiten von überall

Durch Unified Communication sind Sie nicht mehr von bestimmten einzelnen Anwendungen oder Geräten abhängig. Checken Sie die Verfügbarkeit von Kolleg:innen, starten Sie Anrufe und sogar Videokonferenzen – und zwar alles aus nur einer einzigen Oberfläche. Das klappt überall, wo es Internet gibt: im Zug während einer Geschäftsreise oder von zuhause auf der Couch.

Denn in der heutigen Arbeitswelt dürfen Ihre Erreichbarkeit und Produktivität nicht von Geräten oder Ihrem Standort abhängig sein, richtig?

2. Einloggen und loslegen

Es muss keine Software auf Endgeräten installiert werden. Somit entfallen auch nervige Updates. Es kann immer einfach losgearbeitet werden und kein Mitarbeiter – auch nicht Ihre IT – muss sich darum kümmern, dass Programme auf dem aktuellen Stand bleiben. Alles passiert browserbasiert, somit sind auch keine Hardwareanforderungen zu beachten, und ein Einwählen über VPN-Verbindung entfällt auch – ideal in Zeiten von Home Office.

3. Fokus, Fokus, Fokus

Durch einen Umstieg auf eine UC-Lösung trennen Sie geschäftliche von privater Kommunikation. Denn viel zu oft wird das Firmenhandy auch zur privaten Kommunikation genutzt. Durch Unified Communication bündeln Sie Ihre Kommunikation an einem zentralen Platz und können so nicht mehr so leicht durch Katzenvideos und Fotos von Onkel Walters Seniorenausflug ins Zugmuseum abgelenkt werden.

4. Mehr ist weniger ist mehr

Dadurch, dass Sie mithilfe von Unified Communication Ihre Kommunikation auf eine Oberfläche zusammenziehen, können Sie einige Programme getrost deinstallieren und vergessen. Das spart klarerweise Lizenzen ein. Auch im Bereich Telefonie können Sie Kosten einsparen, da eine UC-fähige Telefonanlage Mobiltelefon, Tischtelefon und Softphone aus einer Hand liefert.

NACHTEILE

Generell gibt es nicht wirklich Nachteile, wenn Sie eine UC-Lösung integrieren – außer, Sie entscheiden sich für den falschen Anbieter und damit die falsche Lösung. Damit das nicht passiert, lassen Sie sich am besten von einem Profi beraten ( Hier geht’s zum kostenlosen Beratungsgespräch ), und beachten Sie unbedingt die folgenden Punkte:

1. Nutzerfreundlichkeit

Ihre Mitarbeiter:innen sind unterschiedlich fortgeschrittene PC-User:innen. Eine gute UC-Lösung muss einfach zu erlernen und zu bedienen sein. Dabei hilft eine übersichtliche Bedienoberfläche, die selbsterklärend und ansprechend ist. Das hält die Lernkurve flach, das Frustrationslevel niedrig und sorgt für eine angenehme Bedienbarkeit, die Spaß macht. Juhu, Spaß!

2. Integrationsmöglichkeiten

Nur wenn Ihre meistgenutzten und wichtigsten Programme (wie CRM-Software oder Outlook) mit der UC-Software zusammenarbeiten können, entfaltet Unified Communication seine ganze Magie. Denn so sparen Sie Ihren Mitarbeiter:innen sehr viel Zeit, vereinheitlichen Prozesse und steigern effektiv und nachweislich die Effizienz und Produktivität Ihres gesamten Teams.

3. Achten Sie auf WebRTC

die letzte Abkürzung für heute, versprochen! Webbased Real Time Communication – zu Deutsch “Echtzeitkommunikation über das Internet”. Achten Sie unbedingt darauf, dass Ihre UC-Lösung diese Technologie verwendet – alles andere ist veraltet. Ansonsten wären alle Vorteile, die wir weiter oben durchgegangen sind, nicht da. Heute haben wir nahezu immer und überall Zugang zum Internet. Und diesen Umstand nutzt eine moderne UC-Lösung heute. Denn nur so können Sie von überall aus und mit jedem Endgerät so arbeiten, als wären Sie im Büro – ohne im Büro sein zu müssen. Fun Fact: Unsere Partner Wildix war der erste Anbieter, der WebTRC in seine UC-Lösung integriert hat.

Fazit

Unified Communication ist die Zukunft der Unternehmenskommunikation. Arbeiten von überall, einfache Handhabung, gesteigerte Produktivität und insgesamt geringe Kosten sind die Hauptvorteile. Wenn Sie nach einer schlanken und ganzheitlichen Lösung suchen, um die Kommunikation und Zusammenarbeit in Ihrem Team zu verbessern und zukunftssicher zu gestalten, ist Unified Communication garantiert das attraktivste Pferd im Rennstall.

Jetzt kennen Sie die Basics von Unified Communication. Natürlich hat jedes Unternehmen aber unterschiedliche Anforderungen daran (zum Glück sind UC-Lösungen sehr flexibel und stark anpassbar). Um herauszufinden, ob Unified Communication auch für Ihr Unternehmen passt, sprechen Sie am besten direkt mit einem Experten.